Como registrar corretamente a jornada de trabalho dos empregados?

O controle da jornada de trabalho é uma das principais fontes de risco trabalhista para as empresas. Horas extras, intervalos, trabalho aos domingos e feriados, banco de horas e diferenças nos registros de ponto estão entre os assuntos mais discutidos nas reclamações trabalhistas.

Muitas condenações não ocorrem porque a empresa deixou de pagar determinado direito, mas porque não possui documentos confiáveis para comprovar os horários efetivamente cumpridos. Por isso, o controle de jornada deve ser tratado como uma ferramenta de gestão e prevenção, e não apenas como uma obrigação burocrática.

Quando o controle de jornada é obrigatório?

O artigo 74, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho estabelece que os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem registrar os horários de entrada e saída dos empregados. Esse controle pode ser manual, mecânico ou eletrônico.

A legislação considera o número de trabalhadores existente em cada estabelecimento, e não necessariamente a soma de todos os empregados da empresa. Assim, uma organização com várias unidades deve analisar individualmente a quantidade de trabalhadores existente em cada local.

Mesmo quando o estabelecimento possui até 20 empregados e não está abrangido pela obrigatoriedade geral, a adoção do controle de ponto é recomendável. Sem os registros, a empresa poderá enfrentar dificuldade para comprovar a jornada, os intervalos e a ausência de horas extras.

O registro deve mostrar a jornada real

O ponto precisa reproduzir os horários efetivamente praticados pelo empregado. Não é correto exigir que todos registrem exatamente o horário previsto no contrato quando a entrada ou a saída ocorre em momento diferente.

Se o empregado chegou às 7h56, por exemplo, não deve ser orientado a registrar 8h. Da mesma forma, se permaneceu trabalhando até 18h20, não pode marcar a saída às 18h apenas porque esse era o horário contratual.

A CLT admite pequenas variações no registro, desde que não ultrapassem cinco minutos em cada marcação, observado o limite máximo de dez minutos por dia. Isso não significa que a empresa possa determinar marcações fictícias. A tolerância existe para oscilações naturais, como filas no relógio de ponto ou pequenas diferenças no momento da entrada e da saída.

Por que o chamado “ponto britânico” é perigoso?

O “ponto britânico” é aquele que apresenta horários invariáveis durante todo o período. O empregado aparece entrando e saindo exatamente nos mesmos minutos todos os dias, como das 8h às 12h e das 13h às 17h, sem qualquer variação.

A Súmula nº 338 do Tribunal Superior do Trabalho considera inválidos como prova os cartões de ponto que apresentam horários uniformes. Nessa situação, poderá surgir uma presunção favorável à jornada indicada pelo empregado, cabendo à empresa demonstrar que os horários alegados por ele não correspondem à realidade.

Portanto, o problema não é o trabalhador cumprir uma rotina regular. O risco aparece quando os registros são produzidos artificialmente e não representam o que realmente aconteceu.

O intervalo pode ser pré-assinalado?

A legislação permite a pré-assinalação do período de repouso. Isso significa que o intervalo para alimentação e descanso pode aparecer previamente indicado no cartão de ponto, sem que o empregado precise registrar diariamente o início e o término da pausa.

Entretanto, o intervalo indicado deve ser efetivamente concedido. Se o documento informa uma hora de descanso, mas o empregado continua trabalhando ou retorna antes do término, poderá haver condenação relacionada à supressão do intervalo.

A empresa deve orientar os gestores a não realizar reuniões, treinamentos, atendimentos ou cobranças durante o período destinado ao descanso.

Quais formas de controle podem ser utilizadas?

O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico. No sistema manual, os horários são anotados em folha ou livro de ponto. No mecânico, utiliza-se equipamento que imprime as marcações. No eletrônico, o controle ocorre por equipamentos ou programas autorizados pela regulamentação.

A Portaria nº 671/2021 disciplina os sistemas eletrônicos de registro de ponto. Entre as possibilidades está o REP-P, que permite o uso de programas e novas tecnologias, inclusive marcação por dispositivos móveis, desde que sejam respeitados os requisitos técnicos e de segurança.

Antes de contratar um sistema, a empresa deve verificar se ele atende à legislação. O programa precisa preservar as marcações originais, impedir fraudes e permitir a emissão dos documentos necessários.

A empresa pode corrigir marcações esquecidas?

Esquecimentos e erros podem ocorrer, mas as correções precisam ser justificadas e rastreáveis. O sistema não deve simplesmente apagar a informação original e substituir por outra sem deixar histórico.

A empresa pode adotar um procedimento interno para que o empregado solicite a correção, informe o horário correto e apresente a justificativa. A alteração deve ser analisada pelo responsável e permanecer registrada no sistema.

Também não é adequado preencher automaticamente os horários ausentes sem consultar o trabalhador. Uma correção sem fundamento poderá ser interpretada como manipulação dos controles.

O que fazer com horas extras?

Todo trabalho além da jornada normal deve ser registrado. Posteriormente, as horas poderão ser pagas ou compensadas, desde que exista um regime de compensação ou banco de horas válido.

Um erro recorrente é permitir que o empregado realize horas extras e, ao final do mês, retirar essas horas do cartão de ponto. Essa prática cria um documento diferente da realidade e pode aumentar o risco de condenação.

Os gestores precisam saber que mensagens, tarefas, reuniões e solicitações feitas depois do expediente também podem representar trabalho. Por isso, a empresa deve estabelecer regras para o uso de WhatsApp, e-mail e outros meios de comunicação fora da jornada.

É possível utilizar o ponto por exceção?

A CLT permite o registro de ponto por exceção, no qual são anotadas somente as situações diferentes da jornada regular, como atrasos, faltas e horas extras.

Entretanto, essa modalidade depende de acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. Não pode ser implantada informalmente apenas por decisão da empresa.

Antes de adotar esse sistema, é necessário avaliar se ele é adequado à realidade do estabelecimento e se os empregados compreendem corretamente como registrar as ocorrências.

Como prevenir problemas com o controle de jornada?

A prevenção exige mais do que instalar um relógio de ponto. A empresa deve conferir mensalmente os registros, identificar inconsistências, corrigir falhas e comparar as marcações com a folha de pagamento e o banco de horas.

Também é importante:

• orientar empregados e gestores;

• proibir marcações realizadas por outra pessoa;

• registrar todas as horas efetivamente trabalhadas;

• manter histórico das correções;

• acompanhar o intervalo;

• controlar atividades externas e remotas;

• conservar os documentos com segurança;

• verificar as normas coletivas aplicáveis.

A ausência injustificada dos controles de frequência pode gerar presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo empregado, conforme orientação do Tribunal Superior do Trabalho. Por isso, registros completos, verdadeiros e bem conservados constituem uma das principais provas de defesa da empresa.

Controlar corretamente a jornada não significa desconfiar do trabalhador. Significa dar transparência à relação, pagar corretamente, evitar conflitos e proteger tanto a empresa quanto o empregado.

Bruno Klippel
Advogado OAB/ES
Doutor PUC/SP
Mestre FDV/ES
Professor Efetivo da FACELI – Linhares/ES

Conheça o site www.planejamentotrabalhista.com.br e os cursos voltados à proteção contra ações e condenações trabalhistas. Conheça especialmente o MAPA DE RISCOS TRABALHISTAS, criado para ajudar empresas, gestores, profissionais de RH, contadores e advogados a identificar e corrigir riscos antes que eles se transformem em processos e prejuízos.